تبادل المعلومات

تبادل المعلومات

من المهم جداً للمؤسسة أن يكون لها سياسة واضحة وفهم جيد لعملية تبادل المعلومات. فمن الخطأ الجسيم الذي يرتكبه بعض الإداريين أن يكون كل شيء "سرّي للغاية" و لا يحق لأي أحد داخل المؤسسة الاطلاع عليه.

"استعينوا على قضاء حوائجكم بالكتمان" قد يكون صحيحاً في حال الحوائج الشخصية، وليس في حال الخطط التي تقوم بها المؤسسة. وذلك حتى لا يكون الموظفين مجرد ركاب حافلة لا يعرفون إلى أين يتجهون؛ فإن هذا حتماً سيدعو إلى التذمر حتى ولو كان الطريق قصيراً وممتعاً.

من المهم أن ندرك بأن هنالك 3 أنواع رئيسية من المعلومات لأي مؤسسة وهي:

1- المعلومات الداخلة
وهي المعلومات التي تدخل إلى المؤسسة عبر قنوات الاتصال مثل الأخبار والمراسلات والمعلومات والتعليمات الواردة، ويمكن أن تضم كذلك نتائج التحليلات الخارجية والمؤتمرات وغيرها. ومثل هذه المعلومات يجب أن يتم تقييمها قبل أن تدخل المؤسسة بصفة نهائية.
2- المعلومات الداخلية
وهي المعلومات التي يتم تداولها داخل المؤسسة مثل المراسلات والمخططات ، وتمثلها أيضا شبكات المعلومات الداخلية والمكتبات ، وهي بالذات يجب أن تكون واضحة للجميع حتى تتمكن المؤسسة من الاستفادة من قدرات موظفيها وتوجيههم نحو انجاز أهدافها وتحقيق طموحاتها

3- المعلومات الخارجة
وهي المعلومات الصادرة عن المؤسسة إلى الجهات الخارجية عبر المراسلات والاعلام وغيرها، ويمكن أن تضم أيضاً الندوات والمؤتمرات التي ترعاها المؤسسة. وهذه المعلومات يجب أن يتم التدقيق عليها قبل خروجها والتأكد من صلاحيتها ودقتها لأن المؤسسة ستتحمل تبعات هذه المعلومات.

تـحـيــاتي
أحـــمد

1/3/2007